Wer
Der Arbeitgeber, für alle Beschäftigten, nicht nur für schwerbehinderte Menschen.
Betriebliches Eingliederungsmanagement, sauber durchgeführt.
Von der Einladung bis zum unterschriebenen Bericht. Die beschäftigte Person wählt, wer das Gespräch führt: ein KI-Avatar in einer festen Struktur oder eine Person von Persohap. Das BEM-Fallmanagement von Persohap schreibt und unterschreibt den Bericht, und Sie erhalten eine Zusammenfassung der arbeitsbezogenen Themen mit Empfehlungen. Die ursprünglichen Antworten der beschäftigten Person bleiben vertraulich.
43 Tage
Krankheitstage, ab denen das BEM angeboten wird
18
Fragen in fester Reihenfolge und fester Formulierung
21 Tage
Antwortfrist, danach folgt eine neue Einladung
Alex KI-BEM-AvatarVertraulich
„Guten Tag, ich bin Alex, Ihr persönlicher KI-BEM-Avatar. Ich führe mit Ihnen das BEM-Gespräch.“
Es folgen 18 Fragen
Wer was erhält
- Beschäftigte PersonDas vollständige Gespräch
- PersohapDie bestätigten Antworten
- ArbeitgeberZusammenfassung und Empfehlungen
- Alle anderenKein Zugriff
01Rechtlicher Rahmen
Was § 167 Abs. 2 SGB IX vorsieht.
Die Vorschrift in Kürze, nah am Wortlaut.
Wann
Wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig oder teilweise arbeitsunfähig sind. Länger als sechs Wochen heißt: ab dem 43. Tag.
Was
Es wird geklärt, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden kann, mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und wie der Arbeitsplatz erhalten werden kann.
Mit wem
Gemeinsam mit der zuständigen Interessenvertretung, bei schwerbehinderten Menschen außerdem mit der Schwerbehindertenvertretung.
Zustimmung
Nur mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person.
02Der Ablauf
Von der Einladung bis zum unterschriebenen Bericht.
Sieben Schritte. Jeder wird mit Datum und Uhrzeit festgehalten.
Das Angebot aus der Mitarbeiterdatenbank
Die Personalabteilung oder die zuständige Führungskraft startet das Angebot aus dem Datensatz der beschäftigten Person, mit den Abwesenheitstagen und der Position. Unter 43 Tagen lehnt das System das Angebot ab.
Position aus der MitarbeiterdatenbankSchwelle wird geprüft
Eine eigene Einladung
Die beschäftigte Person erhält eine eigene E-Mail: was das BEM ist, wann es angeboten wird, wie sie eine Vertrauensperson benennt, was ihre Entscheidung bedeutet und wo sie den Gesetzestext findet. Eine Kopie geht an den Betriebsrat und die Schwerbehindertenvertretung. Keine E-Mail enthält Gesundheitsdaten.
Annehmen oder ablehnen direkt aus der E-MailKopie an Betriebsrat und SBV
21 Tage Antwortfrist
Kommt innerhalb von 21 Tagen keine Antwort, geht automatisch eine neue Einladung hinaus, bis zu drei. Die letzte sagt, dass das Angebot ohne Antwort als abgelehnt gilt. Wann die beschäftigte Person die Einladung zum ersten Mal öffnet, wird als Zugangsnachweis festgehalten.
Automatische NachfassungZugangsnachweis
Informierte Zustimmung
Vor der Zusage bestätigt die beschäftigte Person, dass sie die Informationen gelesen und verstanden hat und eine Vertrauensperson hinzuziehen kann, erteilt die Einwilligung zum Datenschutz und wählt, wer das Gespräch führt: der KI-Avatar, mit einer ausdrücklichen Einwilligung in die KI, oder eine Person von Persohap. Eine benannte Vertrauensperson wird per E-Mail informiert, dass ihr Name gespeichert ist.
KI oder Person, die beschäftigte Person entscheidetVertrauensperson wird informiert
Das Gespräch
Mit dem KI-Avatar, auf Deutsch oder Englisch: eine feste Eröffnung, 18 Fragen in fester Reihenfolge und Formulierung und ein fester Abschluss. Er kennt die Position, fragt nie nach einer Diagnose und schlägt keine Maßnahmen vor. Bei einer anerkannten Schwerbehinderung oder Gleichstellung begrüßt er zuerst die Mitglieder der Schwerbehindertenvertretung und des Betriebsrates und bittet um Zustimmung zu ihrer Anwesenheit. Wer die KI ablehnt, spricht stattdessen mit einer Person von Persohap.
Bis zu 30 MinutenKrisen-Rufnummern enthalten
Die beschäftigte Person bestätigt
Aus dem Gespräch entsteht eine Zusammenfassung in den Worten der beschäftigten Person, gegliedert nach festen Themen. Sie korrigiert und bestätigt sie; ohne diese Bestätigung geht nichts weiter. Das vollständige Gespräch kann sie als PDF herunterladen.
Der Text gehört der beschäftigten PersonPDF-Download
Bericht, Unterschrift und Löschung
Das BEM-Fallmanagement von Persohap prüft die bestätigten Antworten, schreibt den Bericht und unterschreibt ihn. Damit wird er Ihnen und der beschäftigten Person in Persohap zugestellt: eine Zusammenfassung der arbeitsbezogenen Themen und Empfehlungen für mögliche Maßnahmen, ohne Gesundheitsdaten außer Einschränkungen bei der Arbeit. 14 Tage später wird alles außer Status und Daten gelöscht.
Von einem Menschen unterschriebenKeine ursprünglichen Antworten an den Arbeitgeber
03Das Gespräch
Eine Struktur, wörtlich gefragt.
Mit dem KI-Avatar: eine feste Eröffnung, 18 Fragen in acht Themen und ein fester Abschluss. Reihenfolge und Wortlaut stehen fest: Der Avatar kann keine Frage überspringen und das Gespräch nicht vorzeitig beenden. Es dauert bis zu 30 Minuten, auf Deutsch oder Englisch.
2 FragenAktuelle SituationWie es der beschäftigten Person geht und ob sie arbeitet, krankgeschrieben ist oder sich in einer stufenweisen Wiedereingliederung befindet.
4 FragenArbeit und GesundheitUrsachen der Ausfallzeiten, ob sie wiederkehren, Schwierigkeiten bei Tätigkeiten und ärztliche Einschränkungen, ohne Diagnose.
1 FrageBelastungen bei der ArbeitWas bei der Arbeit belastet und was sich ändern sollte.
4 FragenZieleEin gutes Ergebnis des BEM, der eigene Beitrag, was der Arbeitgeber tun könnte, und wer beteiligt werden soll.
3 FragenMedizinische VersorgungBehandlung, Rehabilitation und stufenweise Wiedereingliederung, auf der Ebene von Ja oder Nein.
1 FrageFähigkeiten und QualifikationenWo die Fähigkeiten und Qualifikationen der beschäftigten Person im Unternehmen am besten eingesetzt sind.
1 FrageIdeen für MaßnahmenVeränderungen oder Unterstützung, die helfen würden, wieder gut arbeiten zu können.
2 FragenPersönliche SituationFreiwillig und zum Schluss: persönliche Schwierigkeiten, die sich auf die Arbeit auswirken, und welche Unterstützung helfen würde. Wird nie an den Arbeitgeber weitergegeben.
04Wer was erhält
Jede Seite erhält, was sie braucht.
Der Zugriff richtet sich nach der Rolle und wird bei jeder Anfrage auf dem Server geprüft.
Beschäftigte PersonDas vollständige GesprächDas eigene Gespräch und die bestätigte Zusammenfassung jederzeit, das Gespräch als PDF und das Recht, das BEM jederzeit zu beenden.
PersohapDie bestätigten AntwortenDas BEM-Fallmanagement von Persohap liest sie in Persohap, führt das Gespräch selbst, wenn die beschäftigte Person die KI abgelehnt hat, und schreibt und unterschreibt den Bericht.
ArbeitgeberZusammenfassung und EmpfehlungenDen unterschriebenen Bericht: eine Zusammenfassung der arbeitsbezogenen Themen und Empfehlungen für mögliche Maßnahmen, 14 Tage lang, dazu Status und Termine des Falls. Nie die ursprünglichen Antworten.
Alle anderenKein ZugriffDer Zugriff wird bei jeder Anfrage auf dem Server geprüft. Einen anderen Weg gibt es nicht.
05Preise
Ein Festpreis je Fall.
Abgerechnet wird je BEM-Fall, von der Einladung bis zum unterschriebenen Bericht. Ein Gespräch ist enthalten. Welcher Preis gilt, entscheidet die beschäftigte Person: Wer die KI ablehnt, erhält ein Gespräch mit einer Person.
Gespräch mit dem Avatar149 €Ein KI-Avatar führt das Erstgespräch. Eine Psychologin von Persohap prüft die Dokumentation, schließt den Fall ab und unterschreibt.je Fall, zzgl. MwSt.
Gespräch mit einer Psychologin289 €Eine Psychologin von Persohap führt das Gespräch und erstellt die Dokumentation. Ablauf, Dokumentation und Vertraulichkeit bleiben gleich.je Fall, zzgl. MwSt.
06Fragen
Zum BEM-Modul.
Ab wie vielen Krankheitstagen wird ein BEM angeboten?
Ab dem 43. Tag.
Das Gesetz spricht von mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres, am Stück oder zusammengerechnet. Darunter lehnt das System das Angebot ab.
Was erhält der Arbeitgeber?
Eine Zusammenfassung, nie die ursprünglichen Antworten.
Eine Zusammenfassung der arbeitsbezogenen Themen und Empfehlungen für mögliche Maßnahmen, unterschrieben vom BEM-Fallmanagement von Persohap, dazu Status und Termine des Falls.
Kann die beschäftigte Person ablehnen?
Ja, jederzeit.
Sie kann ablehnen, später doch zustimmen oder das BEM jederzeit ohne Angabe von Gründen beenden.
Schlägt die KI Maßnahmen vor?
Nein.
Der Avatar stellt die Fragen und hört zu. Empfehlungen kommen vom BEM-Fallmanagement von Persohap, Maßnahmen vereinbaren Menschen.
Was passiert, wenn keine Antwort kommt?
Eine neue Einladung nach 21 Tagen.
Jede Einladung hat eine Frist von 21 Tagen. Ohne Antwort geht automatisch eine neue Einladung hinaus, bis zu drei. Bleibt auch die letzte ohne Antwort, gilt das Angebot als abgelehnt; annehmen kann die beschäftigte Person es trotzdem noch.
Kann die beschäftigte Person eine Vertrauensperson hinzuziehen?
Ja.
Die Einladung erklärt, wie das geht, und bei der Zusage kann sie die Vertrauensperson namentlich benennen.
Wo liegen die Daten?
In Frankfurt.
Gehostet in Deutschland, verschlüsselt bei Übertragung und Speicherung, getrennt nach Organisation.
Was kostet ein BEM-Fall?
149 € oder 289 €
Je Fall: 149 € mit Avatar-Gespräch, 289 €, wenn eine Psychologin das Gespräch führt. Netto, zzgl. MwSt.
Muss die beschäftigte Person mit einer KI sprechen?
Nein.
Sie wählt: den KI-Avatar, nach einer ausdrücklichen Einwilligung in die KI, oder ein Gespräch mit einer Person von Persohap. Danach richtet sich der Preis.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
14 Tage nach dem Bericht.
Danach wird alles außer Status und Daten gelöscht. Beendet die beschäftigte Person das BEM, wird sofort alles gelöscht, außer der Tatsache, dass es beendet wurde.
Loslegen
BEM einmal richtig aufsetzen.
Dreißig Minuten: Ihre Fallzahlen, Ihr Ablauf und die Dokumentation, die Sie am Ende erhalten.