Kaum ein Unternehmen beginnt mit einer Mitarbeiterdatenbank. Am Anfang stehen eine Excel-Tabelle, ein Ordner mit Arbeitsverträgen und ein Export aus der Lohnabrechnung – und irgendwann weiß niemand mehr, welche Version aktuell ist.

Eine Mitarbeiterdatenbank, oft auch digitale Personalakte oder Personaldatenbank genannt, führt einen Datensatz pro Person an einem Ort. Alle anderen HR-Prozesse lesen daraus: Onboarding, Mitarbeitergespräche, Weiterbildung, das Organigramm. Ist der Datensatz falsch, sind es alle.

Die Checkliste: Was in jeden Datensatz gehört

Stammdaten

Name, Geburtsdatum und Anschrift
Private Kontaktdaten und ein Notfallkontakt
Staatsangehörigkeit und, wo nötig, die Arbeitserlaubnis

Vertrag

Eintrittsdatum, Vertragsart und Probezeit
Arbeitszeit und Urlaubsanspruch
Stellenbezeichnung und Entgeltgruppe

Organisation

Abteilung und Team
Vorgesetzte Person, also die Berichtslinie
Standort und Kostenstelle

Lohn und Steuer

Steuer-ID und Steuerklasse
Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse
Bankverbindung
Konfession für die Kirchensteuer

Entwicklung

Qualifikationen und Zertifikate
Ziele und bisherige Beurteilungen
Abgeschlossene Weiterbildungen

Nur erfassen, was Sie brauchen

Der Grundsatz der Datenminimierung aus Art. 5 DSGVO gilt auch für Beschäftigtendaten: Speichern Sie, was das Arbeitsverhältnis erfordert – und nicht mehr. Ein guter Test für jedes Feld: Nutzt es tatsächlich jemand? Ein Feld, das niemand liest, pflegt auch niemand.

Genauso wichtig wie der Inhalt ist der Zugriff. Eine Führungskraft braucht die Berichtslinien ihres Teams, nicht die Steuerklassen der Kolleginnen und Kollegen. Die Konfession zählt nach der DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und gehört zu denen, die die Lohnabrechnung machen – nicht in eine Ansicht, die das ganze Unternehmen öffnen kann. Dieser Beitrag ist eine praktische Checkliste, keine Rechtsberatung.

Festlegen, wer welche Felder pflegt

Teilen Sie die Verantwortung auf. Mitarbeitende halten ihre persönlichen Angaben selbst aktuell, HR verantwortet Rolle, Abteilung und Berichtslinie. Das spart den Großteil des Abtippens – und die meisten veralteten Adressen.

Von der Excel-Tabelle zur Datenbank an einem Nachmittag

In Persohap füllen Sie eine Vorlage aus und laden sie hoch. Jeder Datensatz umfasst mehr als 100 Felder, einschließlich der deutschen Lohn- und Steuerfelder. Abteilungen und Teams werden angelegt, sobald sie in der Datei vorkommen – in beliebiger Reihenfolge –, und das Organigramm entsteht aus den Berichtslinien. Fehlerhafte Zeilen werden mit Zeile und Feld zurückgemeldet, alle korrekten Zeilen trotzdem übernommen.

Jede Person erhält anschließend eine Einladung. Ihr Datensatz ist schon angelegt, wenn sie annimmt – niemand tippt die eigenen Daten zweimal ein. Führungskräfte sehen nur ihren eigenen Ast des Organigramms, und die Daten liegen in der EU, in Frankfurt.

Zur Mitarbeiterdatenbank